Mobile Datenerfassung mit SAP bei der F. X. MEILLER GmbH & Co. KG

Prozessoptimierung und hohe Flexibilität in der Logistikkette

Die F. X. MEILLER GmbH & Co. KG mit Sitz in München fertigt und vertreibt mit ca. 1500 Mitarbeitern Kipperaufbauten und -anhänger sowie hochwertige Aufzugtüren. Das 1850 gegründete Familienunternehmen kann auf eine lange Tradition zurückblicken. Von Anfang an hat MEILLER es sich zum Ziel gesetzt, innovative und qualitativ hochwertige Produkte mit hohem Kundennutzen für die Bau- und Entsorgungsbranche herzustellen. Um diesen hohen Anforderungen auch zukünftig gerecht zu werden, hat man Prozesse innerhalb der Logistik optimiert und flexibler gestaltet werden.

Ziel des Projektes
Ziel der IT war es zum einen, eine bessere Datenqualität zu erreichen. Die Daten sollten schneller verarbeitet, Bestände direkt kontrolliert und korrigiert werden können. Zum anderen sollten die Prozesse innerhalb der Logistik vereinfacht und verbessert werden.

Ausgangssituation: Starre und statische Lösung
Die F. X. MEILLER GmbH & Co. KG setzte in der Vergangenheit in ihrer Logistikkette die mobile Datenerfassung mit Barcodes ein. Die verwendete Komplettlösung funktionierte in Verbindung mit dem seit 1998 bestehenden SAP-System. Allerdings war die Anwendung starr und zu statisch für den Kipperhersteller. „Man ist abhängig vom Gerätehersteller, am Code darf nichts geändert werden und Änderungen waren im Allgemeinen schwierig und sehr kostenintensiv“, berichtet Herr Gnan, SAP-MM Prozesskoordinator bei der F. X. MEILLER GmbH & Co. KG. Auch konnte das Altsystem nicht mit zwei Nummernkreisen versehen werden. Das führte dazu, dass zur richtigen Identifikation und Buchung des Materials trotzdem der PC verwendet werden musste. Letztendlich war das Altsystem kompliziert und nicht mehr rentabel für das Familienunternehmen.

Anforderungen: Eine neue, hardwareunabhängige Lösung
Um diese Probleme zu lösen, suchte die F. X. MEILLER GmbH & Co. KG nach einer neuen, hardwareunabhängigen Lösung. Diese sollte zum einen in Echtzeit mit SAP kommunizieren und zum anderen eine gewisse Flexibilität bieten. Dem Kipperhersteller war es wichtig, die einzelnen Anwendungen auch selbst anpassen zu können. Eigene Prozesse sollten selbst gestaltet und programmiert werden. Daneben war die Identifikation über zwei Nummernkreise (Zeichnungs- und Materialnummer) eine wichtige Anforderung. Da nicht alle Bereiche im Werk mit WLAN abgedeckt sind, sollte die Lösung zudem on-/offlinefähig sein.

Entscheidung zu Gunsten der mobilen Datenerfassung MembrainPAS
Auf einem Messebesuch lernte Hr. Gnan die Membrain GmbH kennen. Ausschlaggebend für die Entscheidung zu Gunsten MembrainPAS war, dass sie on-/offlinefähig ist und Prozesse selbst gestaltet und programmiert werden können. Zudem kommuniziert die Lösung in Echzeit mit dem SAP-System und ist erweiterbar für neue Prozesse.

Einbindung der Prozesse und Steuerung über die Mobile Application Platform MembrainPAS
Zuerst wurde die Mobile Application Platform implementiert. Sie steuert die verschiedenen Logistik-Prozesse und kommuniziert zugleich in Echtzeit mit dem SAP-System. Im Anschluss daran passte die F. X. MEILLER GmbH die Standardprozesse von MembrainPAS ihren eigenen, speziellen Bedürfnissen an. Dabei wurden die Anwendungen von F. X.  MEILLER-Mitarbeitern selbst gestaltet und programmiert. Auch die passenden SAP-Bausteine wurden dazu entwickelt.      

Die mobile Datenerfassung mit MembrainPAS
Die mobile Datenerfassung mit MembrainPAS wurde in den Bereichen Wareneingang, Zentrallager und Versand eingeführt.

1. Die Abläufe im Wareneingang
Im Wareneingang werden die Prozesse Wareneingang zur Bestellung und Wareneingang zur Lieferung sowie das Ersatzteilemanagement über das mobile Gerät abgewickelt.

2. Die Abläufe im Zentrallager
Das Zentrallager verwendet MembrainPAS zum einen für die TA-Quittierung mit Restmengenkontrolle. Es handelt sich dabei um einen Standard SAP-TA, mit dem der Materialbedarf kommissioniert wird. Dabei scannt der Lagerist den Barcode auf dem TA-Zettel, entnimmt das Material aus dem Regal, und bestätigt/bucht im mobilen Gerät. Er hat mit der Anwendung auch die Möglichkeit, Restmengen in den Behältern zu kontrollieren und ggf. zu korrigieren. Die Differenz wird automatisch als permanente Inventur eingetragen. Zum anderen wird MembrainPAS bei den Kanban-Vorgängen eingesetzt. Wurde der Kanban Status leer gesetzt, so werden die Behälter für die Fertigung automatisch mit Material aufgefüllt. Die Kanban-Behälterprüfung ermöglicht, dass Behälterleichen, d. h. Behälter, die sich nicht mehr drehen, automatisch zum Leer-Pool zurückgeführt werden.

3. Die Abläufe im Versand
Der Versand setzt die mobilen Anwendungen Lieferung verpacken und Warenausgang buchen ein. Ausgangspunkt ist dabei der TA-Auftrag aus dem Zentrallager. Zunächst wird die Lieferungsnummer eingescannt. Das Gerät zeigt dann alle Positionen der Lieferung an. Als nächstes wird der Barcode des entsprechenden Behälters gescannt. Den Barcode findet der Versand-Mitarbeiter in einem Katalog. Die Materialien werden dann dem Behälter zugeordnet (z. B. einem Karton). Zuletzt wird noch das Gewicht (Gesamtgewicht Behälter und Material) des Auftrages erfasst und die Versandart ausgewählt. Nach Buchung wird automatisch der Lieferschein erstellt und der Sendung beigelegt.     

Zusammenfassung
Mit MembrainPAS wurde eine vielfältige, mobile Lösung implementiert, die die Logistik-Prozesse vereinfacht und die Datenqualität verbessert. Durch die Echtzeit-Kommunikation mit dem SAP-System werden die Daten stets aktuell gehalten. „Besonders profitieren wir im Zentrallager: Mit nur einem Vorgang ist es nun möglich, eine Bestandskontrolle durchzuführen, die Warenentnahme zu verbuchen und die permanente Inventur zu bedienen“, berichtet Herr Gnan. Dadurch, dass das System hardwareunabhängig sowie jederzeit erweiterbar ist und die Prozesse selbst gestaltet werden können, hat Herr Gnan bereits Pläne für zukünftige Anwendungen.

Tourenoptimierung und GPS-gestützte Datenerfassung

Modernes Flottenmanagement bei der WMS WC-Mietservice GmbH

Ob im Rock-Konzert oder auf der Baustelle - die blauen Kabinen aus dem Hause WMS WC-Mietservice sind immer mit dabei. Das Schweizer Unternehmen vermietet seit 1995 mobile WCs und plant von Reichenburg aus die Touren für das Servicepersonal vor Ort. Die Reinigung und Wartung der über 2000 Kabinen durch die zwanzig Mitarbeiter stellte das Unternehmen vor eine logistische Herausforderung - kurz: Welcher Fahrer muss wann wohin? Um die optimale Route berechnen zu können, gilt es zunächst, die exakte Lokation der Kabinen anhand von GPS-Daten zu ermitteln. In einem weiteren Schritt sollen die aktuellen Aufträge inklusive Bearbeitungszeit im System abrufbar sein. Die Lösung: Moderne RFID-Reader erfassen und melden die Daten an das zentrale Datenbank-System zurück und der MembrainRTC-Server sorgt für die reibungslose Kommunikation.

Zielsetzung  des Projektes
Ziel des Projektes war es, einen softwaregestützten und automatisierten Prozess einzuführen, mit dessen Hilfe der exakte Standort der Kabinen erfasst wird und anschließend die Route berechnet werden kann, wann die nächste Reinigung fällig ist. Die Mitarbeiter sollten die aktuellen Aufträge auf ihrem mobilen RFID-Reader erhalten und dementsprechend rückmelden, wenn ein Auftrag abgearbeitet wurde - anhand von GPS-Daten sollte hierbei auch der genaue Standort übermittelt werden sowie die Bearbeitungszeit.  Hierfür sollten die Kabinen mit einem RFID-Tag versehen werden, der die Datenerfassung in Sekundenschnelle ermöglichen sollte.
Gleichzeitig sollte die Zentrale auch einen Remote-Zugriff  auf die Geräte haben. Zum einen um Einsicht in die aktuellen Aufträge zu erhalten und zum anderen um neue Aufträge, Routenänderungen etc. auf das entsprechende mobile Gerät zu übermitteln.  Grund genug, um aus dieser komplexen Ausgangssituation heraus ein Projekt aufzusetzen.

Anforderungen und Auswahl der Systeme
Das Herzstück der gesamten Architektur bildet der Server. Gesucht wurde nach einem Server, der performant und transaktionssicher arbeitete aber v.a. eine bidirektionale Kommunikation mit den mobilen Endgeräten ermöglichte. Er sollte Zeit-, GPS-,  Auftragsdaten etc. vom RFID-Reader in die zentrale MS-SQL-Datenbank übertragen und umgekehrt. Da an entlegenen Baustellen oft eine schlechte Netzabdeckung vorherrscht, sollte ein stabiles Arbeiten auch im Offline-Modus möglich sein. Das Arbeiten mit der Software sollte intuitiv und einfach sein und Updates auch firmenintern eingespielt werden können. „Die Suche nach einer passenden Lösung“, so der externe Projektverantwortliche Tomas Burger, „die unsere komplexen Anforderungen erfüllt, gestaltete sich viel einfacher als wir gedacht haben“. WMS entschied sich für den Einsatz der marktführenden Technologie aus dem Hause Membrain und hardwareseitig für das Motorola MC 75 HF RFID.

Der MembrainRTC-Server als  Dispositionstool
Die SAP zertifizierte Technologie des MembrainRTC-Servers (Real Time Connector) unterstützt eine Vielzahl von Schnittstellen, wie SQL, CRM, eigenentwickelte Lösungen, File- und Steuerungssysteme etc. und zeichnet sich durch Plattformunabhängigkeit aus. D.h.: Die Kommunikation zwischen dem führenden System kann sowohl mit diversen Clients (Smartphones, Handhelds, Terminals usw.)  als auch mit Scannern und Web-Services hergestellt werden.
Für die WMS fungiert der MembrainRTC inzwischen als
wichtigstes Dispositionstool. Der Online-Zugriff auf die Mobiles erlaubt es, den Fahrern unmittelbar bei Problemen und Störungen zu helfen. „Vermeintliche technische Probleme und Navigationsfehler“, so Tomas Burger, „tendieren seitdem gegen Null.“

Testphase im Normalbetrieb
„Normalerweise wird die Software in solch komplexen Projekten“, so Tomas Burger „ziemlich umfangreich, meistens ein halbes Jahr lang getestet, bevor sie in den Normalbetrieb implementiert wird“. Da es sich bei der Membrain-Software vorwiegend um Standardkomponenten handelt, fand die Testphase direkt im Normalbetrieb statt, was den Projektaufwand deutlich reduzierte. „Seit Einführung der Membrain-Software“, so der Geschäftsführer Jürgen Lehmann, „haben wir nicht nur unsere Prozesse automatisiert, sondern wir haben auch Kontrollmechanismen in die Hand bekommen und können so die Touren optimieren und unsere Fahrer effizienter einsetzen.“

SAP Labelmanagement MembrainPAS LM     

Über 10.000 Etiketten aus SAP pro Tag managen

Black-Box Etikettierungslogik
Bei der CHT R. Beitlich GmbH werden täglich viele Etiketten gedruckt. Sehr viele. Mehr als 10.000 Etiketten in ca. 50 verschiedenen Layouts stellen die durchschnittlich 50 aktiven User vor große Herausforderungen.
Um diese großen Mengen zu managen, hatte die CHT ein Etikettierungssystem als Individuallösung programmiert. Hierfür wurde eine separate Datenbank zur Speicherung der SAP Stamm- und Bewegungsdaten angelegt, die für die Etiketten benötigt waren. Das System verfügte über mehrere IDoc-Schnittstellen zu SAP MM und SD sowie über eine HTML-Schnittstelle zu SAP EH&S. Doch die Übertragung der großen Datenmengen von SAP ins Etikettiersystem stieß schnell an ihre Grenzen.
Eines der größten Probleme bestand in der redundanten Datenhaltung. Aufgrund der zeitgesteuerten Übertragung vom SAP waren die Stammdaten nicht immer aktuell. Hinzu kam, dass die Logik zum Aufbau der Etiketten (bspw. die Ausgabe von Gefahrstoffen oder Warnhinweisen) nur im Etikettierungssystem hinterlegt war und für die SAP User waren die einzelnen Schritte kaum nachvollziehbar.
„Unsere individuell programmierte Lösung“, so der IT-Manager Martin Schmälzle, „hatte ein sehr benutzerunfreundliches Frontend. Für die CHT-Mitarbeiter war sie eine Art Black-Box, denn die Programmlogik war nicht nachvollziehbar und die vielen Schnittstellen zu SAP sowie die separate und redundante Datenhaltung ermöglichten kein flexibles Arbeiten.“
„Wir sahen hier ein enormes Optimierungspotenzial“, so der Leiter SAP Competence Center Georg Müller „und begannen mit der Arbeit an einem Anforderungskatalog und machten uns anschließend auf die Suche nach einem geeigneten Software-Anbieter.“

Die Anforderungen an eine vollautomatisierte und SAP integrierte Lösung:
•    Alle Stammdaten und Etikettierungslogiken sollen nur noch im SAP liegen,
•    Betreuung des gesamten Systems muss durch CHT möglich sein,
•    Anpassung und Entwurf von Etikettenlayouts müssen durch CHT möglich sein,
•    Gute Monitoring-Möglichkeiten und Fehlerprotokollierung,
•    Flexible Anbindung verschiedener Druckertypen,
•    Papierdruck, PDF-Erzeugung und E-Mail-versand muss möglich sein,
•    Vorschau und Ansicht auf Etiketten ohne Druck,
•    Archivierung und Nachdruckmöglichkeit,
•    Verschiedene Etikettengrößen müssen prozessintegriert erzeugt werden können,
•    Dynamische Zusammenführung mehrerer Etiketten auf einem DIN A4 Papier um Abfall zu  
     vermeiden; je nachdem wie viele Gebinde eine Lieferung enthält,
•    Sehr gute Performance,
•    Standortübergreifende Ansteuerung von Druckern,
•    Einbindung von Bildern (Logo, Gefahrstoff- und Gefahrgutsymbole, Handhabungssymbole etc.),
•    Andruck von Barcodes,
•    Benutzerfreundliches Frontend

Die Entscheidung
„Die Suche nach einem geeigneten Anbieter“, so Martin Schmälzle und Georg Müller, „gestaltete sich einfacher als erwartet. MembrainPAS LM in Kombination mit NiceLabel erfüllen alle unsere Anforderungen. Die schlanke Lösung passt von der IT-Architektur her optimal zur CHT-Systemlandschaft und wir können sie eigenständig erweitern und anpassen“.


Implementierung
Die Implementierung von MembrainPAS LM erfolgte stufenweise. Zuerst wurde das bzgl. Datenfindungslogik und Layout einfachste Etikett angegangen, das „QK-Etikett“ für Rückstellproben aus dem Produktionsprozess. Nachdem die Datenfindung und das Layout in MembrainPAS LM/NiceLabel erstellt waren, wurde das Etikett parallel zum entsprechenden „alten“ Etikett als reines PDF ohne Ausdruck erzeugt. Die Fachabteilungen prüften anschließend das mittels MembrainPAS LM erzeugte Etikett  und verglichen es mit dem „alten“. Dabei kamen auch Fehler im „alten“ noch produktiven Etikett zum Vorschein, wonach das neue Etikett gleich optimiert werden konnte.
Nach Abnahme des Etiketts durch die Fachabteilungen erfolgte schrittweise die Produktivnahme des Etiketts in verschiedenen Werken. Auf die gleiche Art und Weise wurden auch die anderen Etikettentypen schrittweise auf MembrainPAS LM umgestellt.

Test- und Produktivumgebung
Sowohl die Test- als auch die Produktivumgebung von MembrainPAS LM/NiceLabel laufen im Rechenzentrum am Standort Tübingen. Benutzer greifen nur über die SAP GUI zu.

MembrainPAS LM im Einsatz
Mit MembrainPAS LM werden an insgesamt sechs Standorten (DE, AT und CH) unterschiedlichste Etiketten erzeugt: 

•    QK-Etiketten
•    Wareneingangsetiketten
•    Interne Lageretiketten
•    Gefahrstoffetiketten
•    Gefahrgutetiketten
•    Kunden-Versandetiketten
•    Diverse Sonderetiketten

Die Software läuft zentral in zwei redundanten Rechenzentren in Tübingen und sämtliche hierfür erforderliche Daten liegen im SAP ERP. Hierzu gehören sowohl Stammdaten aus SD und MM als auch aus EH&S, die in einem externem SAP System gehostet werden.
Alle Etiketten werden vollautomatisiert und entsprechend der SAP SD, MM und QM Prozesse gedruckt, z.B. die Gefahrstoff- und Kunden-Versandetiketten in der Versandzone während der Kommissionierung.
Je nach Etikett und auslösendem Prozessereignis wird automatisch der entsprechende Drucker genutzt. MembrainPAS LM unterstützt auch die Umsetzung verschiedener Druckerfindungslogiken, wie

•    SAP User bezogen,
•    werksbezogen,
•    kommissionierplatzbezogen und
•    versandstellenbezogen

CHT erzeugt verschiedene Etikettengrößen - von DIN A5 bis DIN A8. Die Größenfindung erfolgt automatisch anhand der Gebindegröße (1000-Liter-Container, 120-Liter-Fass, 1-KG-Mustegebinde, Säcke etc.). Der Ausdruck der Etiketten erfolgt auf konventionellen Farb-Laserdruckern mit 3 bis 4 Motorschächten. In jedem Schacht liegt ein anderes Trägerpapier, bspw. DIN A4 mit 2 x DIN A5 Etiketten oder DIN A4 mit 4 x DIN A6 Etiketten oder DIN A5 Papier mit 4 x DN A7 etc.
Um Abfall zu vermeiden, werden die Etiketten je nach Anzahl der Gebinde und der zu druckenden Etikettentypen auf einem Vordruck zusammengefasst.

Monitoring
Das gesamte Monitoring erfolgt über das SAP Application-Log im Membrain Label-Monitor. Zusätzlich hat die CHT ein Cockpit entwickelt, um
•    automatisch erzeugte Etiketten nachzudrucken,
•    Etiketten manuell mit Daten zu füllen und auszudrucken,
•    die Druckerfindung und Zuordnung zu steuern sowie
•    die auf den Etiketten verwendete Sprache einzustellen.


„Mit MembrainPAS LM sind wir und alle Kolleginnen und Kollegen, die damit arbeiten“, so Martin Schmälzle und Georg Müller, „sehr zufrieden. Alle Funktionen sind in SAP integriert und wir haben nun nur noch eine Benutzeroberfläche. Wir sind viel flexibler im Nachdrucken von automatisch erzeugten Etiketten und sind, was die Fehlerfindung, -meldung und Korrektur angeht, bereits am Anfang der Prozesskette aktiv beteiligt – z.B. bei der Wareneingangsbuchung; wir können Fehler sofort am Monitor erkennen und Korrekturen am Etikett vornehmen, ohne es vorher drucken zu müssen.“ Kurz: Wir haben einen viel höheren Grad an Automatisierung als vorher.“

Mobile Lösung für die Instandhaltung mit SAP PM

Windows Phone-App bei der Weidmüller Gruppe

 

Erfolgreiche Unternehmen erkennt man am vernünftigen Umgang mit Ressourcen. Das Aushängeschild hierfür ist die Instandhaltung. Denn richtig eingesetzt  kann sie die Stillstandzeiten von Maschinen auf ein Minimum reduzieren, was einerseits die Kosten senkt und dem Unternehmen zusätzliche Wettbewerbsvorteile verschafft. Die Weidmüller Gruppe setzt das SAP PM Modul für die Instandhaltung ein und erkannte sehr früh, dass hier noch viel Optimierungspotenzial steckt. Das Ziel: weg von langwierigen Prozessen und unnötigen Papierlisten, hin zu einer schnellen mobilen Lösung.  Der Weltmarktführer auf dem Gebiet der Industrial Connectivity beschäftigt am Standort Detmold ca. 1850 Mitarbeiter und setzt in der Fertigung mehrere hundert Maschinen und Anlagen ein.

Papier drucken im Akkord
Alles hat ein Ende nur die Papierlisten aus SAP PM nicht... Mit SAP PM arbeiten heißt, Auftragslisten drucken, verteilen und alles wieder von vorne. Bei einigen hundert Maschinen und Anlagen, die instand zu halten sind, kann man sich leicht ausrechnen, was für Papierberge am Ende eines Monats aus dem Boden gestampft werden. Hinzu kommen noch die langen Wege und die unnötigen Wartezeiten. Denn sobald ein Mitarbeiter einen Auftrag abgearbeitet hat, muss er zurück ins Instandhaltungsbüro, um sich einen neuen zu holen. Erschwerend kommen noch hinzu die schlechte Erreichbarkeit der Mitarbeiter, die Komplexität der Auftragszuteilungen und
-rückmeldungen sowie der enorme Verwaltungsaufwand.

Etwas muss sich ändern
Weidmüller erkannte das enorme Optimierungspotenzial und setzte ein Projekt auf. Die Anforderungen: Die analoge SAP-Auftragsbearbeitung muss durch eine mobile, digitale Lösung fürs Smartphone ersetzt werden. Der wichtigste Faktor hierbei: Bloß keine Änderungen im SAP Standard! Die Auftragszuordnung an die Mitarbeiter sollte schneller und einfacher erfolgen und es sollte möglich sein, die Aufträge auch in Spät- und Nachtschichten abzuwickeln, wenn das Büro nicht besetzt ist.
Nachdem die Anforderungen definiert waren, ging es im nächsten Schritt um die Auswahl der Systeme. „Für uns kam da nur das Unternehmen Membrain in Frage“, so Jens Langmann, Leiter der Instandhaltung bei Weidmüller. „Sie haben ein schlüssiges Konzept, nehmen keinerlei Änderungen in SAP vor und wir benötigen auch keine zusätzlichen SAP Module.“

„Mean Time To Recover“ verbessern
Was die Zielsetzung anging, setzte Weidmüller die Messlatte sehr hoch an. Die App sollte sämtliche Abläufe in der Instandhaltung ablösen und ein mobiles, schnelles sowie fehlerfreies Arbeiten ermöglichen. Die Prozesse sollten weiterhin im SAP PM-Standard ablaufen. Konkret hieß das: keine Papierbearbeitung mehr, eine bessere Erreichbarkeit der Mitarbeiter sowie kurze Wege und effiziente Abläufe.

Test - Rollout - Go-Live
Vier Testpersonen aus dem Bereich der elektrischen und mechanischen Instandhaltung prüften die mobile Umsetzung der SAP PM-Abläufe auf Herz und Nieren. Getestet wurden Meldungen, Aufträge, Rückmeldungen, der Schadenskatalog, Materialbuchungen von und ans SAP PM uvm. Auch die einfache und schnelle Bedienbarkeit spielte hierbei eine wichtige Rolle. Nach bestandener Testphase ging es an die Inbetriebnahme. „Es ist schon bemerkenswert“, so Jens Langmann, „wieviel Zeit wir inzwischen einsparen. Die PM-Aufträge gehen sofort an die Smartphones der Mitarbeiter und sie können bis zum Auftragsende alles selbst bearbeiten - kein Papier mehr, keine administrativen Tätigkeiten und v.a. schnelle Reaktionszeiten  bei Maschinenausfällen.“


Die Einführung von MembrainPAS PM wirkte sich auf die gesamte Instandhaltungsabteilung positiv aus. Die zusätzlichen PC-Arbeiten waren über Nacht abgeschafft und die einfache Bedienung der App sowie die Verkürzung der Meldekette erleichterte die Arbeit der Instandhalter. Der Einsatz der mobilen Instandhaltung hat dazu beigetragen, dass die Stillstandzeiten von Maschinen und Anlagen deutlich reduziert wurden. Denn bei einer Störung kann der Instandhalter nun schneller reagieren und steht vor der Maschine und nicht vor dem Papierdrucker. 

Dynamische Prozesse im Wandel erfassen

BDE in SAP bei der POLIPOL Polstermöbel GmbH & Co. KG

  „Alles ist in ständiger Bewegung, alles fließt“ - Was der antike Philosoph
Heraklit vor zweieinhalb Tausend Jahren formulierte, ist inzwischen zum Erkennungszeichen für erfolgreiche Unternehmen avanciert. Wer die Unternehmensprozesse nicht ständig weiterentwickelt und dynamisch dem globalen Wandel anpasst, verliert schnell seine Wettbewerbsfähigkeit.  POLIPOL  hat in dieser Hinsicht alles richtig gemacht. Als einer der führenden Polstermöbelhersteller in Europa führte POLIPOL ein BDE-System vollintegriert in SAP ein, das nicht nur diese Dynamik auffangen kann, sondern auch in der Lage ist, sich dem ständigen Prozesswandel anzupassen. Das war die Geburtsstunde eines bemerkenswerten IT-Projekts.

Die Ausgangssituation: BDE als Subsystem
Die Polipol Polstermöbel GmbH & Co. KG beschäftigt ca. 5.500 Mitarbeiter in Deutschland, Polen und Rumänien an insgesamt sieben Standorten. An jedem dieser Standorte war ein BDE-System als Subsystem lokal installiert - wohlgemerkt: eine siebenfache Datenhaltung, die manuell an die Zentrale in Diepenau übermittelt wurde! Die BDE hatte hierbei drei Funktionsbereiche:

a) Personalzeiterfassung: eine sogenannte Kommt-Geht-Meldung,
b)  Auftragsdatenerfassung (Welcher Mitarbeiter, hat zu welchem Zeitpunkt, an welchem Auftrag gearbeitet). Hieraus lassen sich logistische und leistungslohnrelevante Rückmeldungen ableiten und
c) Leistungslohnabrechnung: Sie wurde aus den erfassten Daten erstellt und von jedem Standort aus manuell ans SAP HR für die tatsächliche Abrechnung übertragen.


Unzeitgemäße Architektur
Dass solch eine Architektur schnell an ihre Grenzen kommt, ist nicht weiter verwunderlich. Durch die siebenfache Datenhaltung entstanden Redundanzen und an Fehlerhandling geschweige denn Schnittstellenmonitoring war nicht zu denken. „Wir sind in den letzten Jahren so schnell gewachsen“, so der IT- und Logistikleiter Peter Jürgens, „dass solch eine Architektur einfach nicht mehr zeitgemäß ist. Wir haben eine extreme Dynamik in unseren Prozessen und verfügen über viel Know-how in der Optimierung von Entwicklungsprozessen. Zudem waren wir immer vom damaligen Softwarepartner abhängig.“
Darüber hinaus waren Auswertungen, die über die bestehenden Prozesse hinausgingen (Statistiken etc.) besonders kompliziert. Themen wie Archivierung von Aufträgen und Langzeitdatenhaltung für Langzeitauswertungen waren nahezu unmöglich.

Eine neue Lösung musste her. Eine Lösung, die mehr Flexibilität ermöglichte und das gesamte SAP Know-how wieder ins Haus zurückholte. 

Die (Ab-)Lösung: Vollintegrierte BDE in SAP
Vollständige SAP Integration und eine minimale Abbildung der bestehenden Prozesse waren die Hauptanforderungen an das neue System. Die Betriebsdaten sollten nicht siebenfach erfasst werden, sondern  direkt vom BDE-Terminal oder vom mobile Device ins zentrale SAP landen. Die mobile und die stationäre Lösung sollten aus einem Guss ein.
„Der technologische Ansatz von MembrainSFC BDE“, so Peter Jürgens, „hat uns von Anfang an überzeugt. Mit Membrain  haben wir einen Partner gefunden, der unsere komplexen Anforderungen kompetent umsetzen kann.“

Die Vorteile von MembrainSFC BDE und weitere Features
Mit MembrainSFC BDE lassen sich deutlich mehr Funktionen in den jeweiligen Bereichen abbilden als zuvor:

a) Die Personalzeit wird nun automatisch berechnet - auch die Ab- und Anwesenheitsarten (bspw. die Urlaubskonten).

b) Auftragsdatenerfassung: Über die Erfassung der einzelnen Fertigungsaufträge lassen sich allgemeine logistische Rückmeldungen ableiten. Auftragsstati werden automatisiert gesetzt und daraus lassen sich die leistungslohnrelevanten Daten ermitteln. Dies gilt insbesondere auch für die „Nebentätigkeiten“. Wenn ein Akkordler bspw. zum Schneeschnippen geschickt wird oder eine Inventur im Lager durchführt. Mit dem alten System mussten solche Nebentätigkeiten manuell kalkuliert werden.

c) Leistungslohnabrechnung:  Sie bereitet die HR-Abrechnung vor. „Dadurch, dass wir mit MembrainSFC BDE die Leistungslohnabrechnung von der HR abgekapselt haben“, so Peter Jürgens, „sind wir viel flexibler und können unsere dynamischen Prozesse auch weiterhin verbessern“.

Für die in der BDE erfassten Daten hat POLIPOL umfangreiche Transaktionen zur Kontrolle und ggf. Korrektur entwickelt. Dies stellt die hohe Anforderung an die Datenqualität bei der Übergabe der Leistungslohndaten in SAP HR sicher.

Akzeptanz und Ausblick
„Mit MembrainSFC BDE sind wir sehr zufrieden“, so Peter Jürgens. „Mit dem alten System waren wir am Ende des Machbaren. Wir haben nun qualitativ hochwertige Daten, die wir für das Kurzzeit- und Langzeitcontrolling nutzen können. Die neue Lösung schafft viel Potential uns auch weiterhin zu verbessern.“

Eine Million Lagerbewegungen mobil managen

SAP mobil mit MembrainPAS | Lagerverwaltung | Wareneingang | Warenausgang | Kommissionierung | Versand | HU-Verwaltung | Inventur

Über Chemion Logistik GmbH
Chemion bietet Logistik-Dienstleistungen für verschiedene Unternehmen der Chemiebranche an – hierzu gehören z. B. EVU, Post & KEP, Containerlogistik, Hafenlogistik, Stückgutlogistik, Silologistik, Produktionslogistik, Bahnlogistik, Expedition (Wareneingangs- und Warenausgangsabfertigung sowie Zollabwicklung für LKW, Bahn und Binnenschiff etc.).
Chemion steht für kompetente Komplettlösungen rund um Container insbesondere für Gefahrstoffe und Gefahrgüter. Dazu gehören Transport, Umschlag oder Lagerung sowie Disposition, Beschaffung und Vermietung inklusive Beratungsservice.

Wie alles begann
Im Anfang war die SAP Einführung. Als ob dies allein nicht schon genug Aufwand wäre, entschied sich Chemion im Jahr 2009 zeitgleich mehrere SAP Module miteinzuführen – MM, WM, PM, SD und QM. Parallel zur Einführung wurde auch ein Teilprojekt „Lagerlogistik“ ins Leben gerufen, das Oliver-Markus Pusnik leitete.
Für das mobile Arbeiten im Lager setzte man zunächst den sog. SAP Datenfunk ein – eine SAP Lösung mit eigenen Bordmitteln, die jedoch schnell an ihre Grenzen kam, denn sie konnte nur mit Einschränkungen genutzt werden. So gab das Layout der mobilen Anwendung nur eine bestimmte Feldlänge vor und war äußerst bedienerunfreundlich. Individuelle Kundenwünsche waren mit hohem Aufwand verbunden.
Eine moderne Lösung musste her. Technologisch sollte sie State of the Art sein und das mobile Arbeiten optimal ermöglichen – d. h. vor allem auf die individuellen Wünsche eingehen.
Oliver-Markus Pusnik erinnert sich: „Wir hatten mehrtägige Workshops angesetzt, in denen Anbieter ihr Konzept vorstellen sollten. Membrain hat innerhalb von zwei Tagen nicht nur ein Konzept, sondern eine fast schlüsselfertige Lösung vorgelegt. Dank des Baukastenprinzips von MembrainPAS und ihrer langjähriger Erfahrung in diesem Umfeld, haben sie uns einfach überzeugt.“

Die Anforderungen
Die Anforderungen an MembrainPAS umfassten mehrere Bereiche in der Lagerlogistik – vom Wareneingang, über die Inventur, bis hin zur Kommissionierung und dem Versand.
I. Die Werkstätten
Die Werkstätten sind bei Chemion mit SAP MM abgewickelt. D. h., die Materialentnahme soll mengen- und wertmäßig abgebildet werden
II. Das Lager
Strukturiert nach dem Schema Materialnummer, Charge und Gewicht sollte die Lösung gewährleisten, dass jedes noch so kleine Teil, einer Lieferung zugeordnet werden kann. Entscheidend war hierbei die Echtzeitverfügbarkeit aktueller Daten. Vor der Einführung von MembrainPAS waren Laufzettel im Einsatz, die bei der großen Menge der Materialbewegungen besonders fehleranfällig waren.
Tagsüber wurde notiert und abends alles händisch in SAP eingegeben. Dieses Verfahren hatte zur Folge, dass für das Unternehmen ständig die Gefahr bestand, an verschiedenen Stellen Daten falsch aufzunehmen. Zudem herrschte ein erhöhter Prüfaufwand, um die tagesgenauen Warenbewegungen zu ermitteln, da sie ständig nachgelagert gebucht werden mussten.
Beim Einlagern von gefährlichen Gütern gilt es bestimmte Regeln zu beachten, wie sie der Verband der Chemischen Industrie (VCI) in den TGRS (Technische Regeln für Gefahrstoffe) vorgibt. So dürfen bspw. hochentzündliche nicht neben brandgefährliche Materialien gelagert werden. Das Reglement hierfür ist in SAP hinterlegt und beim mobilen Erfassen des Materials wird das mitgeprüft. Findet ein Regel-Verstoß statt, gibt der MembrainPAS-Client eine Warnung aus.

III. Kommissionierung & Versand
In den Lägern der Chemion finden täglich mehrere tausend Materialbewegungen statt und ständig verändert sich das Gesamtbild. Um den Verlauf zu dokumentieren, hatte sich Chemion ein Dokumentationssystem mittels einer Digitalkamera ausgedacht. Im Verladeprozess wurde vor und nach Beladung der Laderaum fotografiert, um so den Zustand der Ladefläche und die zum Abschluss durchgeführte Ladungssicherung zu dokumentieren. „Man kann sich leicht ausrechnen, wie viel Zeit es in Anspruch nimmt“, so Oliver-Markus Pusnik, „täglich hunderte Bilder per USB-Kabel zu übertragen und anschließend manuell Lieferungsnummern zuzuordnen. Von der hohen Fehleranfälligkeit und der anschließenden Korrektur mal abgesehen.“
Der MembrainPAS-Client hat hierfür eine integrierte Foto-Dokumentations-Funktion. Der Kommissionierer/ Verlader kann nun - vom Einzelgebinde bis hin zur kompletten Ladung - mit dem Handheld Dokumentations-Fotos erstellen und die Bilder zentral ablegen wo sie online abrufbar sind. Chemion setzt diese Lösung standortübergreifend ein.

IV. Wareneingang
Chemion lagert in seinen Lägern für zahlreiche Kunden Material. Im SAP wurden Wareneingänge zu Anlieferungen über die Lagerbüros manuell erfasst. Für die Einlagerung wurden Papierlisten aus SAP ausgedruckt und das Material im Nachgang ein- bzw. ausgebucht.
Mit MembrainPAS kann nun der Staplerfahrer auch ohne SAP Kenntnisse die Materialcharge scannen und spart sich den zeitaufwendigen Gang zum Lagerbüro. 

V. Mobile Inventur
Chemion führt Materialien von zahlreichen Kunden in ihren Lägern und führt in ihrem Auftrag Inventuren durch. Um hier den Überblick zu behalten, welchem Kunden was gehört, ist nicht ganz einfach. Zumal auch die Kunden nicht alle zeitgleich ihren Jahresabschluss machen.
Aus dem SAP heraus konnte man die Inventur im Auftrag eines Kunden anstoßen und alles inventarisieren, was auf diesem Platz war – und nur von diesem Kunden. D. h.: Der Mitarbeiter musste genau wissen, welche Materialien zu dem jeweiligen Kunden gehören, die er gerade erfasst - bei der großen Anzahl und der optischen Ähnlichkeit der Materialien kein leichtes Unterfangen.
Chemion hatte die Wahl: Entweder das Lager nach Kunden in Bereiche aufzuteilen, was eine nicht-optimale Nutzung der Kapazitäten bedeutet hätte oder mehrere Vollinventuren im Jahr durchführen.
Membrain hat hierfür eine elegante Lösung entwickelt: Die SAP integrierte, Scanner-gestützte Software macht SAP bedienerfreundlicher und ermöglicht auf Basis eines SAP Inventurbeleges die Durchführung einer Dummyplatz-Inventur. Mit einer Dummyplatz-Inventur werden nur noch die HU’s/Bestände erfasst, die zu einem Kunden gehören.
Durch das Anlegen eines Dummyplatzes kann überall eine Platz-Inventur durchgeführt werden. Der Mitarbeiter kann mit dem Scanner in der Hand alles aufnehmen, was sich auf dem Platz befindet und anhand der erfassten Daten entscheiden, was eingebucht werden soll und was nicht. Ein weiterer wichtiger Vorteil der Inventur auf dem Dummyplatz: Das Material muss nicht für die Inventur gesperrt werden.
Weitere Features der mobilen Inventur-Lösung sind:
•    Differenzen können während des Inventurprozesses unmittelbar mit dem Membrain Inventurmonitor identifiziert werden; dadurch können Fehlerbereinigungen vor der Buchung erfolgen,
•    Korrekturen (z. B. bei der Mengenangabe) können jederzeit vorgenommen werden,
•    Das Anlegen von Notizen zu HU’s/Plätzen (z.B. „Palettenholz ist kaputt“ oder „Etikett fehlt“)

Inventurmonitor für SAP MM, WM mit HU's und FI

Zusätzliche Kontrollschicht bei Chemion
Wie einfach die mobile Inventur mit MembrainPAS – und zwar für alle Beteiligten – funktioniert, lässt sich am deutlichsten anhand des Inventur-Monitors demonstrieren. Ein Mitarbeiter erfasst mobil (z. B. mit einem Scanner oder einem Smartphone) den Bestand. Hierbei kann er auch Materialien erfassen, die nicht auf diesem Lagerort oder -platz erwartet waren und anschließend rückmelden. Bevor die Daten direkt in SAP übertragen werden, gelangen sie zunächst zum Membrain Inventurmonitor. Eine Art Zwischentabelle im Membrain eigenen Namensraum von SAP aus der Differenzen, Unstimmigkeiten etc. sofort sichtbar werden. Der Inventurbeauftragte kann dann entscheiden, ob er die Daten direkt in SAP übertragen oder einen neuen Korrektur-Auftrag generieren soll.
Die Inventur lässt sich natürlich auch ohne diese zusätzliche Kontrollschicht durchführen. In der Praxis hat sie sich jedoch bewährt, da Korrekturen und Änderungen im Monitor viel einfacher durchzuführen sind als in SAP. Auch ermöglicht der Monitor einen hohen Grad an Flexibilität (bspw. das Erfassen von Materialien, die nicht im SAP sind), wie sie der SAP Standard nicht bieten kann.